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Ashford hatte zuvor den Festpreis-Beschaffungsweg für kleinere, infill-Wohnprojekte befristet. Mit Farrow Court als Flaggschiff-Schema wollte es die besten Chancen auf ein erfolgreiches Ergebnis zu gewährleisten und wählte die “Open Book” Route. Der Appell war der Wunsch nach einem kollaborativen Ansatz, bei dem der Rat, Pellings und Bouygues als Partner zusammenarbeiten würden, um in jeder Phase gemeinsame Entscheidungen zu treffen. Obwohl es bei der Open-Book-Rechnung um die tatsächlichen Kosten geht, wird sehr oft ein Zielpreis auf der Grundlage einer gemeinsamen Risikoformel festgelegt. In der Tat teilen sich der Kunde und der Auftragnehmer einen Gewinn durch fiktive Einsparungen der tatsächlichen Kosten gegenüber dem Ziel oder schmerzende Durchverluste. Die Formel wird normalerweise als Stock oder Zuckerbrot gegen Gebühren oder Gewinn festgelegt. In der Regel gibt es abgeschnittene Niveaus, so dass z. B. eine Gleitformel, die auf eine Basisgebühr von 3 % für das Zielpreis festgelegt ist, auf maximal 4,5 % und mindestens auf 1,5 % begrenzt werden kann. Der Zielpreis wird Zertifikate für Eventualitäten und Inflation enthalten. Sie wird angepasst, wenn der Kunde Änderungen des Basissystems einführt, für das der Zielpreis vereinbart wurde, sofern davon ausgegangen wird, dass die Änderung erhebliche Auswirkungen auf die tatsächlichen Kosten hat. Der Vorteil einer Zielkostenregelung besteht darin, dass sie dem Auftragnehmer Anreize gibt, innerhalb des Budgets zu bauen und, wann immer möglich, Einsparungen zu erzielen.

Eine gewisse Gebühr ist garantiert, und die Kostenerstattung beseitigt das Risiko des Auftragnehmers, das so oft zu kontradiktorischen Beziehungen führt. Das Schlüsselwort im “offenen Buch” ist “offen”, wo die Vertragspartner völlig offen über die Projektbeschaffung sind und zusammenarbeiten, um das zu liefern, was der Kunde will. In diesem Fall ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass ein Projekt termin- und budgetbasiert geliefert wird. Dieses Auftragsformular ist beliebt, um sicherzustellen, dass ein wettbewerbsfähiger Preis erzielt wird, z. B. in Fällen, in denen Ausschreibungen nicht praktikabel sind. Es ist auch nützlich, wenn die Arbeit schwierig ist, im Voraus genau zu spezifizieren, oder wenn der Käufer nicht bereit ist, für die Risikoprämie zu zahlen, die Verkäufer in der Regel hinzufügen, wenn sie feste Preise angeben. Natürlich gibt es viele Details, die alle oben erörterten Punkte begleiten, aber jeder wirksame Open-Book-Ansatz wird diesen Prinzipien entsprechen. Gegenseitiges Vertrauen ist die Grundlage für die gemeinschaftliche Umsetzung – und Open-Book-Transparenz ist der Baustein. Zweistufiges Open-Book kann für einzelne Projekte oder ein Werkprogramm verwendet werden. Alle drei Strategien schlagen eine frühzeitige Einbeziehung der Auftragnehmer, Integration und Transparenz vor. Es wird erwartet, dass sie Kostensenkungen, eine verbesserte Projektprogrammierung, eine Verbesserung der Arbeitsbeziehungen und die Verringerung der Projektrisiken erreichen.

Wenn alle Parteien fair spielen, kann die offene Buchbeschaffung eine positive Erfahrung für das gesamte Projektteam sein, wie Berater Pellings, Architekt PRP und Bauunternehmer Bouygues bei einem kürzlichen Wohnprojekt in Kent herausgefunden haben. Es gibt zehn grundlegende Anforderungen für den zweistufigen Open-Book-Prozess (ref Cabinet Office, 2014): Alle Subunternehmer wurden mit der Begründung beauftragt, dass es eine Pausenklausel zwischen den Phasen gebe, so dass die Subunternehmer weggehen könnten, wenn der Beginn der zweiten Phase außerhalb des Zeitfensters liege. Ebenso konnte der Kunde Subunternehmerpakete beenden, bei denen die Leistung unter dem erwarteten Standard lag. Open-Book-Verträge in Logistikdienstleistungen von Drittanbietern wurden von John Anthony Harvey CBE, Demtoleiter der Tibbett & Britten Group plc, zwischen 1984 und 2004 bekannt gemacht.

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